Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales, à des fins probatoires. Ces durées varient en fonction de la nature du document, des délais de prescription applicables et des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Mode d'emploi par le groupe de travail fiscal de Walter France.
DOCUMENTS SOCIAUX
(SOCIÉTÉS COMMERCIALES)
|
TYPE DE DOCUMENT |
DURÉE DE CONSERVATION |
|
Statuts, annexes et pièces modificatives |
5 ans à compter de la radiation du RCS |
|
Convocations, feuilles de présence, pouvoirs |
3 ans
|
|
Rapports du gérant ou du conseil d'administration |
3 ans |
|
Rapports des commissaires aux comptes |
3 ans
|
|
Ordre et registres des mouvements de titres |
5 ans à compter de la fin de leur utilisation |
|
Comptes annuels |
10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
|
Registre des PV d'assemblée ou de conseil d'administration |
5 ans à compter du dernier PV enregistré |
DOCUMENTS COMPTABLES
|
TYPE DE DOCUMENT |
DURÉE DE CONSERVATION |
|
Livres et registres comptables |
10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
|
Pièce justificative (bon de commande, bon de livraison, facture...) |
3 ans |
DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX
|
TYPE DE DOCUMENT |
DURÉE DE CONSERVATION |
|
Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale |
5 ans |
|
Garantie pour les biens (sauf immobiliers) ou services fournis au consommateur |
2 ans |
|
Documents de transport de marchandises |
5 ans |
|
Rapports des commissaires aux comptes |
3 ans |
|
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers |
30 ans (suggérée : illimitée) |
|
Correspondance commerciale |
5 ans |
|
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) |
5 ans |
|
Déclaration en douane |
3 ans |
|
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€) |
10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
GESTION DU PERSONNEL
(DISPOSITIONS APPLICABLES AUX EMPLOYEURS)
|
TYPE DE DOCUMENT |
DURÉE DE CONSERVATION |
|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
|
Registre unique du personnel |
5 ans à compter du départ du salarié |
|
Documents concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte |
5 ans |
|
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
|
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait |
5 ans à compter de la fin de leur utilisation |
|
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation |
1 an |
|
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail ??? Vérification et contrôle du CHSCT??? Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie. |
5 ans |
A noter : Afin de permettre aux salariés de pouvoir récupérer les éléments sociaux, il est suggéré de conserver ces éléments 10 ans.
DOCUMENTS FISCAUX
|
TYPE DE DOCUMENT |
DURÉE DE CONSERVATION |
|
Impôt sur le revenu (IR) Impôt sur les sociétés (IS) |
6 ans |
|
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) Bénéfices non commerciaux (BNC) Bénéfices agricoles (BA) Soumis au régime réel |
3 ans
|
|
Impôt directs locaux (Taxe foncière...) |
1 an |
|
Cotisation foncière des entreprises (CFE et CVAE) |
6 ans
|
|
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) |
6 ans |
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude, travail, dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...)