Les entreprises de 11 salariés et plus ont jusqu'au 31 décembre 2019 pour mettre en conformité leurs institutions représentatives du personnel. Il est urgent pour les entreprises de s'en préoccuper. Comment mettre en place le Comité social et économique ? Mode d'emploi par le groupe Social de Walter France.
Au 1er janvier 2020, en lieu et place des délégués du personnel (DP), de la délégation unique du personnel (DUP), du comité d'entreprise (CE) ou du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les entreprises devront disposer d'une instance unique, le comité social et économique (CSE).
Un seul mot d'ordre : anticiper !
La mise en place du CSE est complexe
Les entreprises ne doivent surtout pas attendre décembre 2019 pour mettre en place le CSE ! Pour organiser les élections à la période la mieux adaptée, il convient tout d'abord de tenir compte de la durée du processus électoral qui est d'environ trois mois, mais aussi de l'éventuelle nécessité d'alignement sur une date unique (par prorogation ou réduction) des différents mandats en cours.
Les entreprises doivent anticiper dès à présent, d'autant plus que la mise en place du CSE s'accompagne de questions et/ou de négociations potentiellement complexes tant sur la définition des établissements distincts que sur les modalités d'organisation et de fonctionnement de la future instance. Pour exemple, le transfert du patrimoine du CE vers le CSE nécessite d'être organisé au préalable.
Des sanctions lourdes en l'absence de mise en place du CSE au 31 décembre 2019
Puisque tous les mandats des anciennes institutions représentatives du personnel auront pris fin au 31 décembre 2019, l'employeur se retrouvera au 1er janvier 2020, sans représentant du personnel, dans une situation illégale. Leur absence dans l'entreprise, sans qu'un procès-verbal de carence ait été établi, est constitutif d'un délit d'entrave, infraction pénale punie d'un an d'emprisonnement et de 7500 euros d'amende. L'employeur peut, en outre, être condamné à verser des dommages et intérêts et s'expose à de lourdes conséquences dans les situations où la loi impose la consultation du CSE (notamment en cas de licenciement économique ou de licenciement pour inaptitude). Enfin, des exonérations de charges sociales peuvent être remises en cause lors d'un contrôle Urssaf : par exemple sur les sommes versées au titre d'un accord d'intéressement ou de participation.
Il est conseillé aux entreprises de contacter le service d'accompagnement RH de leur cabinet d'expertise comptable pour anticiper la mise en place du CSE :
· dès à présent (et au plus tard en septembre 2019), pour tous les mandats prenant automatiquement fin le 31 décembre 2019.
· dès l'arrivée à l'échéance des mandats en cours.
· dès les conditions d'effectif réunies en cas de première mise en place.
Comprendre les principales nouveautés du CSE
Seuil d'effectif
Le seuil de 11 salariés (effectif Equivalent Temps Plein) doit être dépassé pendant 12 mois consécutifs pour entraîner la mise en place du CSE. De même, ce n'est que si l'effectif de 50 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs que le CSE sera doté des attributions réservées au CE dans les entreprises d'au moins 50 salariés.
Le nombre d'élus
Changement également au niveau du nombre de membres de la délégation du personnel du CSE (nombre qui est à la baisse) et des heures de délégation dont voici la nouvelle répartition issue de l'article R2314-1 du Code du travail :
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Effectif (nombre de salariés) |
Nombre de titulaires |
Nombre mensuel d'heures de délégation |
Total heures de délégation |
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11 à 24 |
1 |
10 |
10 |
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25 à 49 |
2 |
10 |
20 |
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50 à 74 |
4 |
18 |
72 |
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75 à 99 |
5 |
19 |
95 |
Au-delà de 100 salariés : cliquer ici
Dorénavant, le suppléant n'assiste aux réunions du CSE qu'en l'absence du titulaire. La durée du mandat des membres du CSE reste fixée à quatre ans, mais elle peut être réduite à deux ou trois ans par accord collectif. Les membres du CSE ne peuvent effectuer plus de trois mandats successifs, sauf dans les entreprises de moins de 50 salariés.
Les heures de délégation peuvent désormais être utilisées sous conditions sur une période annuelle, et non plus mensuelle.
Un processus électoral allégé dans les entreprises de 11 à 20 salariés
Dans ce cas, l'employeur invite les organisations syndicales à négocier un protocole d'accord préélectoral uniquement à la condition qu'un salarié se soit porté candidat aux élections dans un délai de 30 jours à compter de l'information sur la tenue des élections. A défaut de candidature dans ce délai, le processus électoral s'achève, les élections professionnelles n'ont pas à être organisées. L'employeur établit à cette date un procès-verbal de carence.
Une double représentation centrale et locale dans les sociétés disposant de plusieurs établissements
Dans les entreprises comportant au moins deux établissements distincts, de onze salariés ou plus, des CSE d'établissement et un CSE central doivent être mis en place. Attention, les CSE d'établissement disposent désormais légalement d'un budget propre. Ce budget s'applique également pour les CSE d'établissement de moins de 50 salariés. La détermination du nombre d'établissements distincts est par conséquent un élément important à anticiper et à négocier avant la mise en place du processus électoral.
A défaut d'accord collectif, l'employeur définit unilatéralement le nombre et le périmètre des établissements distincts. Dans ce cas précis, la loi prévoit qu'il doit tenir compte de « l'autonomie de gestion du responsable de l'établissement, notamment en matière de gestion du personnel ».
La mise en place de représentants de proximité peut également être décidée dans un accord collectif d'entreprise majoritaire, déterminant le nombre et le périmètre des établissements distincts. Cet accord a toute latitude pour adapter leur nombre, leurs attributions et leurs modalités de fonctionnement au regard des besoins identifiés dans l'entreprise en matière de représentation du personnel.
Un budget de fonctionnement de 0,20 % de la masse salariale
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le budget de fonctionnement du CSE correspond à 0,20 % (0,22% au-delà de 2000 salariés) de la masse salariale constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale (c'est-à-dire hors indemnités légales, conventionnelles et transactionnelles de rupture du contrat de travail pour leur part exonérée de charges sociales). Précédemment, le budget de fonctionnement du CE était basé sur la masse salariale brute issue du compte 641 du plan comptable général. Ce changement peut entraîner mécaniquement une baisse du budget du CSE.
La subvention destinée aux activités sociales et culturelles légèrement modifiée
Quant au budget pour les activités sociales et culturelles, comme avant, aucune formule de calcul n'est imposée par la loi. Son montant est négocié et fixé par accord d'entreprise, sous réserve que le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne soit inférieur au même rapport existant pour l'année précédente. Avant la réforme, il était nécessaire que le montant soit égal ou supérieur au total le plus élevé des sommes affectées aux dépenses sociales de l'entreprise atteint au cours des trois dernières années. Les membres du CSE ont le droit, sous conditions et par une délibération, de transférer le reliquat du budget annuel de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles. Et inversement. Ce qui leur était formellement interdit auparavant. Toutefois, des limites au transfert sont fixées :
· transfert possible de l'un vers l'autre des budgets mais pour le seul reliquat annuel (le résultat de l'exercice donc, pas les réserves) ;
· un plafond de 10 % du reliquat du budget des œuvres sociales et culturelles est transférable sur le budget de fonctionnement et inversement.
La liste n'est pas exhaustive. Des modifications touchent également à la formation des élus (en matière de d'obligations et de prises en charge financière), aux possibilités de recours aux expertises (délais, prises en charge...), etc.
En résumé, pour satisfaire aux obligations légales, mais surtout pour disposer d'une instance adaptée et maîtriser son organisation, les entreprises doivent anticiper dès maintenant la mise en œuvre du CSE.