D’après une étude exclusive, réalisée par Economist Imp act et sponsorisée par Dropbox, les Français perdraient en moyenne 180 heures par an à cause de messages improductifs. Le rapport s'appuie sur une enquête menée auprès de plus de 1 000 salariés de différents niveaux d'ancienneté et d'un large éventail de secteurs, dont le commerce de détail, l'industrie et les secteurs technologiques, dans dix pays.
La digitalisation de nos méthodes de travail et l’adoption de nombreux outils a eu pour effet de multiplier les sources de distraction. Les alertes de réunion et les nombreuses notifications de messageries se disputent désormais notre attention ( économie de l'attention). Et au moment où nous pensons pouvoir enfin nous concentrer, il suffit de devoir rechercher un document égaré parmi nos nombreux liens, dossiers et onglets pour rompre une production à peine entamée. Tout ce temps perdu à la recherche des réponses dont nous avons besoin pour effectuer notre travail nous fait perdre des centaines d'heures chaque année, sans parler du coût financier pour les entreprises.
Dans le cadre d'une étude parrainée par Dropbox, Economist Impact a cherché à mieux comprendre les défis auxquels les collaborateurs sont confrontés.
Pour ce faire, plus d'un millier de personnes, des fonctions les plus opérationnelles aux cadres dirigeants, ont été interrogées dans dix pays, dont la France. L'étude présente ainsi les difficultés rencontrées par les professionnels pour se concentrer et examine comment les différents modèles de travail influencent la productivité. Les résultats montrent également comment les outils automatisés, y compris ceux alimentés par l’intelligence artificielle, sont adoptés par les employés pour améliorer leur concentration au profit de la productivité.
Le coût de la perte de concentration
468 milliards de dollars seraient perdus chaque année aux États-Unis en raison des distractions subies par les employés. Retrouver sa concentration serait non seulement bénéfique pour les salariés et leur entreprise, mais aussi pour la croissance économique. Accroître la productivité pourrait augmenter la production de valeur par individu de près de 43 % en France (40 % dans les dix pays étudiés) - soit près de 167 milliards de dollars de croissance potentielle en France et 1 400 milliards de dollars aux États-Unis.
Globalement, les managers ont particulièrement du mal à maintenir leur concentration, avec 683 heures perdues à cause de nombreuses distractions chaque année.
Ceux-ci perdraient plus de 100 heures de temps productif supplémentaires par rapport à d'autres fonctions, en grande partie à cause de réunions peu productives et de tâches administratives. Ainsi, la perte de concentration coûte en moyenne aux entreprises 37 000 dollars par an et par manager.
Parmis tous les sondés, 42 % des personnes interrogées par Economist Impact n’effectuent généralement pas plus d'une heure de travail productif sans interruption.
Travailler de chez soi n'est pas nécessairement plus ou moins distrayant que de travailler dans les locaux de l’entreprise. Les télétravailleurs français citent les tâches ménagères et les sollicitations d’autres personnes comme principales sources de distraction. En revanche, les interruptions des collègues et les distractions périphériques au bureau, telles que les sonneries de téléphone et les collègues bruyants, sont les principales distractions pour ceux qui travaillent sur site.
Des réunions aux messages, il peut sembler que notre attention soit constamment détournée de la tâche à accomplir. 42 % des personnes interrogées par Economist Impact déclarent qu'elles n’effectuent généralement pas plus d'une heure de travail productif sans interruption, même constat pour près de 30 % des employés français interrogés.
157 heures en moyenne perdues chaque année en raison de messages de chat improductifs
Dans la plupart des pays, les messages « non-productifs » tendent à être le plus grand facteur de la perte de concentration, allant de 129 heures perdues par personne au Japon à 180 heures en France.
Les applications de messagerie instantanée et autres outils de collaboration ont été des facilitateurs essentiels du travail à distance, mais ils peuvent aussi être une source de distraction et de stress.
Ainsi, 60 % des collaborateurs français reconnaissent que les outils de collaboration à distance réduisent le besoin de réunions en personne et permettent des interactions plus efficaces avec les collègues. Cependant, plus de 65 % des personnes interrogées ont également déclaré que ces outils leur faisait ressentir de la pression pour répondre rapidement aux messages reçus, tandis que près de 60 % ont déclaré qu'ils avaient l'impression de devoir être disponibles en permanence.
Economist Impact a également constaté que globalement les réunions non-productives coûtaient aux employés 79 heures chaque année. Et cela sans parler du temps passé à se remettre de distractions telles que les e-mails ou les réunions, ce qui représente 127 heures par an en moyenne pour un employé américain.
Retrouver sa concentration et ce que l'on cherche grâce à l'IA
Qu'il s'agisse de chercher des fichiers au nom indéchiffrable, de répondre aux mêmes questions encore et encore, ou de résumer une autre réunion interminable, il peut parfois sembler que le travail sur le travail ne laisse que peu de temps pour les tâches les plus importantes.
Economist Impact a constaté que les employés se tournent de plus en plus vers des outils alimentés d’automatisation - qui incluent de plus en plus d’intelligence artificielle - dans le cadre de leur travail.
Parmi les personnes interrogées qui ont déclaré utiliser de tels outils, 79 % disent qu'elles sont plus productives, tandis que près de 75 % ont déclaré que la qualité de leur travail et le temps passé sur des tâches répétitives s'étaient améliorés. Plus en détails, lorsque Economist Impact a demandé aux employés français comment ils préféraient utiliser les outils d'IA dans leur travail, l'automatisation des tâches répétitives arrivait en tête, préférée par 36 % des sondés. 25 % ont déclaré qu'ils voulaient des outils qui les aident à résumer des informations, tandis que près de 27 % ont déclaré qu'ils voulaient des outils d'IA pour les aider à retranscrire des entretiens, des réunions et des appels.
De nouveaux outils pour la nouvelle génération d’employés
Pour aider les travailleurs du savoir à se concentrer et à accroître leur productivité, Dropbox développe des outils alimentés par l'IA tels que Dropbox Dash, un outil de recherche universel qui relie tous vos contenus et applications dans une barre de recherche unique pour vous aider à localiser votre contenu.
Et Dropbox AI, qui utilise l'IA générative pour répondre aux questions des utilisateurs et résumer les fichiers volumineux - tels que les contrats ou les enregistrements de réunions - dans les aperçus de fichiers. Bien que Dash soit en version bêta et que Dropbox AI soit actuellement en phase de test alpha, ces outils répondront aux besoins des employés et leur permettant de se concentrer sur leur tâches les plus productives.