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Comment Mazars lutte contre le trop-plein d’e-mails et l’infobésité

jeu 11/03/2021 - 11:00
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Objectif : développer une qualité de vie au travail numérique


Conflits générés à cause d’un e-mail mal lu ou mal interprété, multiplication des échanges et visio-conférences via des outils collaboratifs, envoi de messages en dehors des horaires de bureau, e-mails qui s’amoncèlent dans la boîte de réception…

La sur-sollicitation numérique pollue le quotidien de nombreux collaborateurs et affecte leur productivité ainsi que leur bien-être au travail. Afin de les sensibiliser à ce fléau qu’est l’infobésité et aux enjeux du droit à la déconnexion, Mazars, groupe international spécialisé dans l’audit, la fiscalité et le conseil, a décidé de faire appel dès 2017 à Mailoop. Cette start-up accompagne les entreprises dans l’amélioration de leurs pratiques numériques afin de réduire les volumes d’e-mails et de changer les habitudes des salariés.

Dans l’optique de libérer la parole sur les pratiques numériques en entreprise, Mailoop a développé une solution qui permet à tout collaborateur de qualifier son ressenti à la lecture d’un e-mail. Il s’agit d’un feedback 360° puisqu’en retour, il reçoit la synthèse anonyme l’informant de la façon dont ses collègues perçoivent ses propres e-mails. En complément, Mailoop analyse les flux de communication : quelle est la quantité d’e-mails envoyée par le collaborateur ?, combien de personnes met-il en copie ?, a-t-il souvent recours aux pièces jointes ? combien de temps met-il à répondre ? se déconnecte-t-il ou pas ?...


Mailoop MazarsLe déploiement de ces deux outils se déroule auprès d’une population cible sur une période limitée et sous forme de campagnes au cours desquelles des animations ludiques sont organisées, que ce soit des défis à atteindre, des sessions de formation ou des webinars. L’objectif est que chacun prenne conscience de l’impact de ses usages digitaux en interne, qu’il soit sensibiliser et qu’il dispose des clés pour changer son comportement.

Une première campagne Mailoop réalisée chez Mazars auprès des collaborateurs intervenant sur les métiers de l’Expertise Comptable leur aura notamment permis de prendre conscience de l’importance de mieux utiliser l’Intranet, entraînant la division par deux des e-mails générés par des boucles comprenant plus de 5 personnes.


Le mois de janvier 2021 a marqué le démarrage, pour une durée de 6 mois, d’une nouvelle campagne, cette fois-ci auprès des auditeurs des bureaux de La Défense, Toulouse et Strasbourg, soit plus de 1000 personnes, avec pour objectifs une diminution de 20% de courriels internes ainsi qu’une baisse de 25% des e-mails envoyés à des horaires ne permettant pas toujours de veiller à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle des collaborateurs que Mazars cherche à respecter au maximum.


Outre cette nouvelle campagne, Mailoop va former 3 Mazariennes afin qu’elles deviennent des ambassadrices et qu’elles puissent par la suite sensibiliser leurs collègues aux bonnes pratiques numériques.


L’analyse des usages digitaux se révèle également être un excellent outil à exploiter pour les entreprises ayant de fortes ambitions en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. C’est le cas de Mazars, qui avec l’aide de Mailoop, va pouvoir mesurer concrètement l’usage du numérique sur la représentation femmes / hommes. C’est un sujet primordial pour le groupe d’audit et de conseil qui travaille à la parité depuis plusieurs années.


« 50% de notre charge mentale provient de l’infobésité, c’est devenu une véritable plaie professionnelle qui s’est fortement accentuée avec le développement du télétravail. Or comme chez Mazars, l’expérience collaborateur est essentielle, nous devions nous attaquer à ce trop-plein d’e-mails et remettre de la qualité dans nos échanges.

Grâce aux 3 dispositifs déployés par Mailoop, nous allons pouvoir développer une culture de l’usage numérique, du respect managérial, et travailler notre représentation femmes/hommes, qui est un de nos projets phares pour 2021. Mailoop a su s’adapter à nos contraintes et à notre culture, la start-up propose du sur-mesure pour chacun de ses clients, ce qui est très appréciable. » affirme Mathilde Le Coz, Directrice des Talents & Innovation RH chez Mazars.


« Nous sommes fiers d’accompagner Mazars qui est une des premières entreprises à nous avoir fait confiance dès notre création en 2017. En permettant à ses collaborateurs de comprendre leurs habitudes et de s’auto-réguler, nous participons à leur développement personnel, à l’amélioration de leur qualité de vie au travail, et également à la réduction de leur impact environnemental numérique. En analysant les flux de communication, nous révélons des indicateurs utiles à suivre et à mesurer pour alimenter une politique stratégique, comme par exemple en matière d’égalité femmes/hommes. Il est important de noter que toutes les données monitorées sont anonymisées et que chaque collaborateur est libre d’adhérer ou pas à une campagne Mailoop », souligne Arthur Vinson, CEO de Mailoop.

 

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